事例 / F町(架空) / 2024年度
技術職員2人の町で、紙の図面と引き継ぎ資料をデータ化した
ベテラン職員の退職を前に、紙で保管していた図面と、本人の記憶にあった補修の経緯を、施設ごとの記録に残した。
- 道路
- 橋梁
自治体の概要
- 地域
- 山間部の町
- 人口
- 約9,000人
- 管理する橋梁
- 約140橋
- 土木技術職員
- 2人
取り組む前の課題
- 橋梁の図面の多くが紙のままで、古い橋は図面の所在も分からなかった
- 過去の補修の経緯を知っているのが、退職を控えた職員1人だけだった
- 日々の対応に追われ、記録の整理に充てる時間が取れなかった
取り組み
- 1退職予定の職員に、橋ごとの経緯を聞き取る時間を週に半日ずつ設けた
- 2紙の図面のスキャンと台帳への入力を外部に委託し、職員は内容の確認だけを行った
- 3表計算ファイルで、橋ごとに点検・補修・図面の所在を1行にまとめた
結果
数値は架空です。同じ取り組みで同じ結果になることを示すものではありません。
- 経緯を記録に残した橋梁
- 約140橋のうち約90橋
- 所在が分かった図面
- 約60橋分
- 図面が見つからなかった橋梁
- 約30橋(次の点検で現況を記録する方針)
工夫した点・つまずいた点
- 聞き取りを録音し、委託先に文字に起こしてもらったことで、職員の手を止めずに進められた
- 図面がない橋は「ない」と台帳に書いておき、探し続けることをやめた
- 大がかりなシステムは入れず、使い慣れた表計算ファイルで始めたことで、残る職員が更新を続けられている