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事例 / F町(架空) / 2024年度

技術職員2人の町で、紙の図面と引き継ぎ資料をデータ化した

ベテラン職員の退職を前に、紙で保管していた図面と、本人の記憶にあった補修の経緯を、施設ごとの記録に残した。

  • 道路
  • 橋梁
架空の事例

自治体の概要

地域
山間部の町
人口
約9,000人
管理する橋梁
約140橋
土木技術職員
2人

取り組む前の課題

  • 橋梁の図面の多くが紙のままで、古い橋は図面の所在も分からなかった
  • 過去の補修の経緯を知っているのが、退職を控えた職員1人だけだった
  • 日々の対応に追われ、記録の整理に充てる時間が取れなかった

取り組み

  1. 1退職予定の職員に、橋ごとの経緯を聞き取る時間を週に半日ずつ設けた
  2. 2紙の図面のスキャンと台帳への入力を外部に委託し、職員は内容の確認だけを行った
  3. 3表計算ファイルで、橋ごとに点検・補修・図面の所在を1行にまとめた

結果

数値は架空です。同じ取り組みで同じ結果になることを示すものではありません。

経緯を記録に残した橋梁
約140橋のうち約90橋
所在が分かった図面
約60橋分
図面が見つからなかった橋梁
約30橋(次の点検で現況を記録する方針)

工夫した点・つまずいた点

  • 聞き取りを録音し、委託先に文字に起こしてもらったことで、職員の手を止めずに進められた
  • 図面がない橋は「ない」と台帳に書いておき、探し続けることをやめた
  • 大がかりなシステムは入れず、使い慣れた表計算ファイルで始めたことで、残る職員が更新を続けられている